Datenschutz & Sicherheit
Verantwortung beginnt vor dem ersten Anruf.
KI-Telefonie verarbeitet Kommunikationsdaten. Deshalb klären wir vor dem Einsatz, welche Informationen ADAM nutzen darf und wie der Ablauf gestaltet wird.
Datenschutz bei KI-Telefonie beginnt mit dem konkreten Datenfluss
Für eine KI-Telefonzentrale reicht eine allgemeine Datenschutz-Aussage nicht aus. Entscheidend ist, welche Kommunikationsdaten im vorgesehenen Ablauf verarbeitet werden und welche Systeme daran beteiligt sind. Bei der Planung von ADAM AI-Phone sollten Telefonie, eingesetzte KI-Dienste, Wissensquellen und mögliche Schnittstellen gemeinsam betrachtet werden. Die tatsächliche Konfiguration bestimmt, welche Fragen beantwortet und dokumentiert werden müssen.
Eine einfache Datenflussübersicht hilft dabei: Wo beginnt der Anruf, welche Informationen werden weitergegeben und welche Beteiligten erhalten Zugriff? Ebenso ist zu klären, ob Inhalte gespeichert werden und welcher Zweck dafür vorgesehen ist. Diese Seite beschreibt Prüffragen für die Einführung, nicht den Nachweis einer bestimmten Umsetzung oder eine pauschale rechtliche Freigabe.
Diese Fragen gehören an den Anfang.
Welche Daten?
Erforderliche Informationen, freigegebene Wissensquellen und zulässige Inhalte bestimmen.
Welche Systeme?
Telefonie, KI-Dienste, Schnittstellen und ihre Datenflüsse nachvollziehen.
Welche Regeln?
Zugriffe, Aufbewahrung, Verantwortlichkeiten und Übergaben festlegen.
Passend zu Ihrer Organisation planen.
Welche Betriebs- und Hostingoptionen sinnvoll sind, hängt von Ihren technischen und organisatorischen Anforderungen ab. Ebenso werden eingesetzte KI-Dienste und die Verarbeitung von Gesprächsdaten konkret geprüft.
Konkrete Nachweise statt pauschaler Zusagen.
Verträge, erforderliche Datenschutzunterlagen und technische Maßnahmen müssen zum tatsächlichen Betriebsmodell passen. Eine allgemeine Produktbeschreibung ersetzt diese Prüfung nicht.
Wissensquellen und Berechtigungen bewusst begrenzen
Nicht jede Information Ihrer Organisation gehört in eine telefonische Antwort. Für den Einsatz sollte feststehen, welche Wissensquellen freigegeben sind, wer sie pflegt und welche Inhalte ausgeschlossen bleiben. Öffentlich verfügbare Hinweise sind anders zu behandeln als personenbezogene, vertrauliche oder interne Informationen. Die Auswahl der Quellen sollte zum tatsächlichen Gesprächszweck passen.
Bei Schnittstellen kommt der erlaubte Zugriff hinzu. Eine Datenabfrage und eine schreibende Aktion sind unterschiedliche Vorgänge und sollten getrennt beschrieben werden. Auch die Zuständigkeit für Änderungen an Regeln und Inhalten muss klar sein. Diese Punkte gehören in die gemeinsame Prüfung von Fachbereich, IT und Datenschutzverantwortlichen; sie werden nicht durch eine allgemein formulierte Produktbeschreibung ersetzt.
Welche Nachweise vor dem Einsatz benötigt werden
Vor einer Freigabe sollten die beteiligten Dienste, Verarbeitungsschritte, Zuständigkeiten und vorgesehenen Schutzmaßnahmen nachvollziehbar beschrieben sein. Je nach Einsatzfall sind auch Verträge, Aufbewahrungsregeln, Zugriffsrechte und die Information von Anrufern zu klären. Ob beispielsweise Gesprächsaufzeichnungen vorgesehen sind, darf nicht aus einer Demo oder einer allgemeinen Website-Aussage abgeleitet werden.
Lassen Sie konkrete Fragen zu Hosting, Unterauftragnehmern, Löschung und technischen Maßnahmen anhand des vereinbarten Betriebsmodells beantworten. Ohne diese Informationen machen wir hier keine Zusagen zu einem ausschließlich deutschen Hosting, bestimmten Zertifizierungen oder einer generellen DSGVO-Konformität. Die fachliche und rechtliche Bewertung muss sich auf den tatsächlich geplanten Einsatz beziehen.
Häufige Fragen zu Datenschutz bei KI-Telefonie
Wo werden die Daten verarbeitet?
Das hängt vom vereinbarten Betriebsmodell und den eingesetzten Diensten ab. Die konkreten Orte und Datenflüsse müssen für Ihren Einsatzfall dokumentiert werden.
Wer entscheidet, welche Wissensquellen genutzt werden?
Sie geben die Informationen und Systeme für den jeweiligen Ablauf frei. Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte werden im Projekt festgelegt.
Werden alle Gespräche automatisch aufgezeichnet?
Eine Aufzeichnung wird auf dieser Seite nicht als Standardfunktion oder als zwingender Bestandteil zugesagt. Ob und wie Gesprächsinhalte gespeichert werden, muss für die konkrete Konfiguration geklärt werden.
Bedeutet On-Premise, dass keine externen Dienste beteiligt sind?
Das lässt sich nicht allein aus der Bezeichnung des Betriebsmodells ableiten. Prüfen Sie die tatsächlich eingesetzten KI-Dienste, Schnittstellen und Datenflüsse sowie die vertraglich vereinbarte Konfiguration.
Ist diese Seite eine verbindliche Datenschutzfreigabe?
Nein. Sie beschreibt wichtige Fragen für die Einführung von KI-Telefonie. Die erforderlichen Unterlagen und die Bewertung müssen zum tatsächlichen Einsatzfall und den beteiligten Diensten passen.